DATEV-Export selbst machen — Schritt-für-Schritt für kleine Betriebe

1Kurz-Antwort

Wer als kleiner Betrieb ohne eigene DATEV-Kanzlei-Lizenz Daten an die Steuerberatung übergeben will, hat drei praktikable Wege. Der erste: DATEV Unternehmen online — ein Web-Portal, in das du Belege und einen Buchungsstapel per Upload einreichst; die Kanzlei liest das direkt in DATEV Rechnungswesen ein. Der zweite: ein CSV-Export im DATEV-Format (offiziell „ASCII-Import-Formate DATEV“, Version 7.0) direkt aus deiner Software oder aus einem Sheet, das die Kanzlei manuell importiert. Der dritte: eine DATEVconnect-Schnittstelle , wenn deine Software das anbietet — für Kleinbetriebe meist zu aufwendig.

Für alle drei Wege gilt: der Buchungsstapel muss im Kontenrahmen der Kanzlei laufen (SKR03 oder SKR04, gelegentlich SKR07 für Vereine oder SKR13/14 für Landwirtschaft), die Belege müssen GoBD-konform archiviert sein und die Datei-Zuordnung Beleg ↔ Buchung muss eindeutig sein. Wer diese drei Dinge sauber trennt, spart der Kanzlei Stunden — und damit sich selbst Honorar.

2SKR03 vs SKR04 kurz erklärt

SKR steht für Standardkontenrahmen . DATEV veröffentlicht zwei Hauptvarianten, die inhaltlich identisch, aber unterschiedlich sortiert sind:

SKR03 — Prozessgliederung. Historisch gewachsener Kontenrahmen, sortiert nach betrieblichem Ablauf (Anschaffung, Bestand, Verkauf, Verwaltung). Wareneingänge liegen im Bereich 3000–3999, Erlöse bei 8000–8999. Weit verbreitet bei Handel, Handwerk und traditionell geführten Betrieben.

SKR04 — Abschlussgliederung. Sortiert nach den Positionen der Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung nach HGB. Anlagevermögen 0100–0999, Umsatzerlöse 4000–4999, Wareneingang 5000–5999. Standard bei GmbHs, Kapitalgesellschaften und Betrieben mit HGB-Bilanzierungspflicht.

Praktisch heißt das: Bevor du das erste Konto anlegst, fragst du deine Kanzlei, welchen Kontenrahmen sie führt. Wechsle nie mitten im Geschäftsjahr. Ein Konto wie „Bürobedarf“ heißt in SKR03 4930 Bürobedarf und in SKR04 6815 Bürobedarf — inhaltlich dasselbe, aber ein Import mit falscher Kontennummer landet als Fehlbuchung oder wird abgelehnt.

Für die drei häufigsten Vorgänge in kleinen Betrieben findest du unten eine SKR03/SKR04-Zuordnung. Das ist keine Steuerberatung, sondern die praktikable Kurzliste, um Buchungsstapel korrekt vorzubereiten:

Umsatzerlöse 19% USt. SKR03: 8400. SKR04: 4400.

Umsatzerlöse 7% USt. SKR03: 8300. SKR04: 4300.

Warenaufwand / Wareneingang 19%. SKR03: 3400. SKR04: 5400.

Fremdleistungen. SKR03: 3100. SKR04: 5900.

Miete Geschäftsräume. SKR03: 4210. SKR04: 6310.

Telekommunikation. SKR03: 4920. SKR04: 6805.

Bürobedarf. SKR03: 4930. SKR04: 6815.

Gehälter. SKR03: 4120. SKR04: 6020.

Sozialversicherung (AG-Anteil). SKR03: 4130. SKR04: 6110.

Reisekosten Arbeitnehmer. SKR03: 4660. SKR04: 6640.

Bewirtungskosten (abzugsfähig, 70%). SKR03: 4650. SKR04: 6640 (Unterkonto).

3Buchungsstapel-Struktur: Beleg-Nr, Konto, Gegenkonto, Betrag, Buchungstext

Ein DATEV-Buchungsstapel ist im Kern eine Tabelle. Jede Zeile ist eine Buchung. Die Pflichtfelder in der ASCII-Import-Struktur (DATEV-Format „EXTF“, Version 7.0) sind:

Umsatz (Soll/Haben). Der Bruttobetrag der Buchung, als positive Zahl mit Komma-Dezimalstelle: 1190,00 .

Soll-/Haben-Kennzeichen. S oder H . Aus Sicht des Konto-Feldes: Soll für Aufwand/Vermögen, Haben für Erlös/Verbindlichkeit.

WKZ Umsatz. Währungskennzeichen. Meistens EUR .

Konto. Das Sachkonto oder — bei Kunden- und Lieferantenbuchungen — die Debitor-/Kreditor-Nummer. SKR03: Debitoren 10000–69999, Kreditoren 70000–99999. SKR04: Debitoren 10000–69999, Kreditoren 70000–99999 (identische Nummernbereiche, aber andere Sachkonten).

Gegenkonto. Das zweite Konto der doppelten Buchung.

BU-Schlüssel. Buchungsschlüssel für automatische Steuerberechnung. Beispiel: 9 = 19% Vorsteuer bei Aufwandsbuchung mit BU-Automatik; ohne Automatik: leer lassen. Falsche BU-Schlüssel sind die Fehlerquelle Nummer eins.

Belegdatum. Format TTMM (bei laufendem Jahr) oder TTMMJJJJ — DATEV interpretiert das Jahr aus dem Wirtschaftsjahr des Mandanten.

Belegfeld 1. Deine Rechnungsnummer bzw. Belegnummer. Für die Zuordnung Beleg-PDF ↔ Buchung essentiell.

Belegfeld 2. Meist Fälligkeit oder Kontoauszugsnummer.

Skonto. Skontobetrag, falls gezogen.

Buchungstext. Klartext, max. 60 Zeichen. „Rechnung 2026-042 Müller GmbH Beratung Juli“ statt „Beratung“.

Die Datei beginnt zwingend mit einer Header-Zeile , in der Formatversion, DATEV-Berater-Nr., Mandanten-Nr., Wirtschaftsjahr-Beginn, Sachkonten-Länge, Datum-von/bis, Bezeichnung und Kontenrahmen deklariert sind. Wer den Header selbst schreibt, erspart sich Ärger, wenn er direkt vom offiziellen DATEV-Dokument „Format-Beschreibungen DATEV-Format“ abgeschrieben ist — nicht aus einem Blog-Beispiel, das oft veraltet ist.

4GoBD-Retention (10 Jahre) und Dateiablage

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff — kurz GoBD — sind das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, das das Vorgängerschreiben von 2014 abgelöst hat. Es regelt, wie steuerrelevante Daten aufzubewahren sind. Für DATEV-Exporte sind fünf Punkte relevant:

10 Jahre Aufbewahrung. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Rechnungen: 10 Jahre nach § 147 Abs. 3 AO. Handelsbriefe und sonstige Unterlagen: 6 Jahre. Die Frist läuft ab Ende des Kalenderjahrs, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde.

Unveränderbarkeit. Belege dürfen nach Buchung nicht mehr verändert werden. Ein PDF im Cloud-Ordner ist zulässig, wenn der Ordner Versionierung und Änderungsprotokoll führt oder der Zugriff schreibgeschützt ist.

Vollständigkeit. Kein Beleg darf fehlen. Fehlt der Beleg zu einer Buchung, kann das Finanzamt die Buchung schätzen oder die Betriebsausgabe streichen.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Von der Buchung muss man zum Beleg finden und umgekehrt. Praktisch: Belegfeld 1 (Rechnungsnummer) im Buchungsstapel = Dateiname des PDFs. „2026-042.pdf“ und „Belegfeld 1 = 2026-042“ passen zusammen.

Maschinelle Auswertbarkeit. Die Datei muss im Falle einer Betriebsprüfung durchsuchbar sein. Ein gescanntes Bild-PDF ohne OCR-Textschicht erfüllt das nicht — mindestens die Rechnungsnummer, das Datum und der Betrag müssen als Text im PDF stehen.

Für die Dateiablage im kleinen Betrieb hat sich eine Struktur pro Wirtschaftsjahr bewährt: /Buchhaltung/2026/Belege/AR/ für Ausgangsrechnungen (Debitoren), /Buchhaltung/2026/Belege/ER/ für Eingangsrechnungen (Kreditoren), /Buchhaltung/2026/Bank/ für Kontoauszüge, /Buchhaltung/2026/Kasse/ für Kassenbelege, /Buchhaltung/2026/Lohn/ für Lohn-Journale. Der Buchungsstapel liegt neben dieser Struktur unter /Buchhaltung/2026/Export/ . Wer die Ordner in eine WORM-fähige Ablage schiebt (write-once-read-many), erfüllt die Unveränderbarkeit technisch.

Belege. Die aktuelle DATEV-Hilfe zum Format und zu Unternehmen online: datev.de/web/de/service-und-support/dokumente-online/hilfe . Die GoBD im Volltext (BMF-Schreiben vom 28.11.2019): bundesfinanzministerium.de — GoBD 2019 . Vorgängerschreiben (11.07.2019) als archivierte Fassung: archive.org — GoBD 2019-07-11 .

5Rechnungen: was in den Export gehört

Jede Ausgangsrechnung erzeugt in der Regel eine Erlös-Buchung und — sofern nicht sofort per Bar bezahlt — eine Forderungsbuchung. In der einfachsten Form ist das eine Zeile:

Kunde bar bezahlt: Konto 1000 Kasse an 8400 Erlöse 19% USt (SKR03) , Betrag 1.190,00 €, BU-Schlüssel für Automatik-Steuer, Belegfeld 1 = Rechnungsnummer.

Kunde auf Rechnung (Ziel): Konto 10001 Debitor Kunde XY an 8400 Erlöse 19% USt , Betrag brutto, Belegfeld 1 = Rechnungsnummer, Belegfeld 2 = Fälligkeitsdatum.

Bezahlung später: Konto 1200 Bank an 10001 Debitor , Betrag netto zzgl. USt bereits enthalten (kein zweiter USt-Ausweis).

Was in den Export muss, damit die Kanzlei nichts nachfragt: die vollständige Rechnungsnummer im Belegfeld 1, das exakte Rechnungsdatum (nicht Zahlungsdatum), der Bruttobetrag, der korrekte Steuersatz (7% Bücher/Speisen/Übernachtungen, 19% Regelsatz, 0% innergemeinschaftliche Lieferungen mit Reverse-Charge-Vermerk, ig-Erwerb-Buchung nach § 13b UStG bei ausländischen Dienstleistern) und ein Buchungstext, der das Geschäft beschreibt. Sammelposten wie „diverse Umsätze“ oder „Erlöse Juli“ sind nur zulässig, wenn im Sammelbeleg eine Einzelrechnungsliste beigefügt ist.

Für Ausgangsrechnungen selbst gilt: sie müssen die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten (vollständiger Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, aufgeschlüsselter Netto- und Steuerbetrag). Wer einen Rechnungsvorlage-Generator nutzt, prüft diese Punkte automatisch — sonst per Checkliste.

6Lohnbuchungen (DATEV Lohn) — kurzer Hinweis

DATEV Lohn ist eine eigene Software (LODAS oder Lohn und Gehalt). Der Datenaustausch zwischen Lohn und Rechnungswesen läuft entweder über die interne DATEV-Kopplung (in der Kanzlei) oder über einen separaten Buchungsstapel „Lohn“ mit typischen Zeilen: 4120 Gehälter (SKR03) / 6020 Löhne (SKR04) an 1755 Lohn- und Kirchensteuer und an 1740 Sozialkassen . Die Konten und Buchungsschlüssel sind je nach Kanzlei-Setup unterschiedlich — nicht selbst raten, sondern das Buchungsschema von der Kanzlei einfordern.

Für Betriebe, die eine externe Lohnabrechnung machen lassen, aber die Lohnjournale monatlich in DATEV Rechnungswesen einbuchen wollen: Pistacio exportiert ab dem Workforce-Pro-Modul ein monatliches Lohn-Journal, aus dem sich der Buchungsstapel direkt im DATEV-Format erzeugen lässt — inklusive Fibu-Konten und Aufteilung nach Kostenstellen, wenn du sie im Personalstamm hinterlegt hast. Das ersetzt keine Lohnbuchhaltung, spart aber die manuelle Übertragung aus einer PDF-Abrechnung ins Buchhaltungssystem.

Praktischer Tipp: die Lohnbuchungen laufen in einem eigenen Stapel („Lohn“) getrennt vom Fibu-Hauptstapel, damit sie in der Kanzlei mit dem Modul „Lohn und Gehalt“ abgeglichen werden können. Als Belegfeld 1 eignet sich der Monat im Format LOHN-2026-07 . Für die Sozialversicherung buchst du eine separate Zeile 1755 Verbindlichkeiten Sozialversicherung an 1200 Bank beim Zahlungslauf — nicht in denselben Sammelposten mit den Bruttolöhnen, sonst ist die Saldenliste zum Monatsende unlesbar. Wer Sonderzahlungen hat (Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, Boni, geldwerte Vorteile), führt sie in derselben Struktur, aber mit separatem Buchungstext, damit die Kanzlei sie in der Lohnsteueranmeldung sauber zuordnen kann.

7Kassen-Sonderfälle

Bar-Kassen sind der häufigste Prüfschwerpunkt bei Betriebsprüfungen — und der häufigste Grund für Hinzuschätzungen. Wer eine offene Ladenkasse führt (also keine elektronische Registrierkasse), ist zwar von der TSE-Pflicht ausgenommen, muss aber trotzdem täglich einen handschriftlichen Kassenbericht führen: Anfangsbestand, Summe der Einnahmen (aufgeteilt nach Steuersatz), Summe der Ausgaben, Endbestand — mit Datum und Unterschrift. Alles andere ist ein GoBD-Verstoß und rechtfertigt in einer Prüfung fast automatisch die Verwerfung der Kassenführung nach § 158 AO. Für die DATEV-Übergabe sind vier Punkte kritisch:

Tagesabschluss. Jeder Kassentag wird einzeln abgeschlossen (Kassenbericht oder Z-Bon aus der elektronischen Kasse). Sammelbuchungen für ganze Wochen sind unzulässig. Buchungssatz je Tag: 1000 Kasse an 8400 Erlöse (aufgeteilt nach Steuersatz) .

Kassensturzfähigkeit. Der rechnerische Sollbestand muss jederzeit dem tatsächlichen Bestand entsprechen. Differenzen werden in der Zeile 1590 Kassendifferenz Aufwand oder 4790 Kassendifferenz Ertrag gebucht — nicht kommentarlos „geglättet“.

TSE-Pflicht. Elektronische Aufzeichnungssysteme brauchen seit 1. Januar 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO und Kassensicherungsverordnung. Der DSFinV-K-Export aus der Kasse ist bei einer Betriebsprüfung vorzulegen — separat vom DATEV-Buchungsstapel.

Trennung nach Steuersatz. Ein Café mit Speisen im Haus (19%) und außer Haus (7%) muss die Tageslosung getrennt nach Steuersätzen buchen. Der Z-Bon sollte die Aufteilung schon zeigen; wenn nicht, ist die Kasse falsch eingerichtet.

8Häufige Fehler

Nach Gesprächen mit Steuerberater:innen tauchen dieselben sechs Fehlermuster immer wieder auf — alle davon vermeidbar:

Falscher Kontenrahmen. SKR03-Konten in einer SKR04-Buchhaltung (oder umgekehrt) — der Import geht durch, aber die Zuordnung ist falsch. Immer zuerst den Kontenrahmen der Kanzlei bestätigen lassen.

BU-Schlüssel doppelt gesetzt. Wenn du sowohl den BU-Schlüssel setzt als auch das Steuerkonto manuell bebuchst, verbucht DATEV die Umsatzsteuer zweimal. Faustregel: entweder BU-Automatik (Schlüssel setzen, kein Steuerkonto) oder manuell (Steuerkonto explizit, kein Schlüssel).

Belegnummer fehlt oder inkonsistent. Ohne eindeutiges Belegfeld 1 findet die Kanzlei den passenden Beleg nicht. Zwischen Buchungsstapel und PDF-Ordner die gleiche Nummer verwenden — nicht mal „RE-2026-042“, mal „2026042“.

Kein Header oder Header aus dem falschen Jahr. Wenn Wirtschaftsjahr-Beginn oder Datum-von/bis im Header nicht zum Buchungsdatum passt, weigert sich DATEV Rechnungswesen zu importieren. Header immer aus der offiziellen Format-Beschreibung ableiten, nicht aus einer alten Datei kopieren.

Innergemeinschaftliche Umsätze wie Inland gebucht. Eine Rechnung an einen Kunden in Österreich mit gültiger USt-IdNr. ist innergemeinschaftlich (Erlöskonto 8125 SKR03 / 4125 SKR04) und muss in der Zusammenfassenden Meldung erscheinen. Wenn du sie auf 8400 buchst, fehlt sie in der ZM — das fällt spätestens bei der USt-Voranmeldung auf.

Belege ohne OCR-Textschicht. Ein Handy-Foto vom Kassenbon ist zwar „ein Beleg“, aber ohne OCR-Text nicht maschinell auswertbar. Für die GoBD ist das ein Mangel. Scanner-Apps mit OCR (viele mobile Scanner haben es serienmäßig) lösen das für unter 5 € pro Monat.

Quellen und weiterführende Links

DATEV-Hilfe: datev.de/web/de/service-und-support/dokumente-online/hilfe

GoBD-Schreiben (BMF, 28.11.2019): bundesfinanzministerium.de — GoBD

GoBD 2019-07-11 (Archiv): archive.org — GoBD 2019-07-11

§ 147 Abgabenordnung (Aufbewahrungsfristen): gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html

§ 14 UStG (Pflichtangaben Rechnung): gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html

§ 146a AO und Kassensicherungsverordnung (TSE-Pflicht): gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146a.html

Häufige Fragen

Brauche ich eine eigene DATEV-Lizenz, um Daten an die Kanzlei zu übergeben? Nein. Für Betriebe ist DATEV Unternehmen online der Standardweg: du lädst Belege und einen Buchungsstapel per Web-Portal hoch, die Kanzlei liest das in ihrer DATEV-Umgebung ein. Alternativ produzierst du eine CSV im DATEV-ASCII-Format und übergibst sie per Datei-Transfer. Eine eigene DATEV-Kanzlei-Lizenz ist nur nötig, wenn du die Buchhaltung selbst in DATEV Rechnungswesen führst.

SKR03 oder SKR04 — was ist besser für kleine Betriebe? Beide sind inhaltlich gleich, nur unterschiedlich sortiert. Entscheidend ist, welchen Kontenrahmen deine Kanzlei führt — das gibst du nicht vor, das gibt sie vor. SKR03 ist bei Handel und Handwerk verbreitet, SKR04 bei GmbHs und HGB-Bilanzierungspflichtigen. Wechsle nie mitten im Wirtschaftsjahr; ein Wechsel ist nur zum 1. Januar sauber machbar.

Wie lange muss ich Buchungsbelege aufbewahren? 10 Jahre nach § 147 Abs. 3 AO für Buchungsbelege, Rechnungen, Bücher und Jahresabschlüsse. 6 Jahre für Handelsbriefe und sonstige geschäftliche Unterlagen. Die Frist läuft ab Ende des Kalenderjahrs, in dem der letzte Eintrag gemacht bzw. der Beleg erstellt wurde. Für elektronische Belege gelten die GoBD — Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, maschinelle Auswertbarkeit.

Was ist ein BU-Schlüssel und wann brauche ich einen? Der BU-Schlüssel (Buchungsschlüssel) steuert in DATEV die automatische Steuerberechnung. Setzt du zum Beispiel den Schlüssel 9 bei einer Aufwandsbuchung, verbucht DATEV automatisch 19 % Vorsteuer. Wichtig: entweder BU-Automatik nutzen (Schlüssel setzen, kein Steuerkonto anfassen) oder manuell buchen (Steuerkonto explizit, kein Schlüssel). Beides gleichzeitig führt zur Doppelbuchung der Umsatzsteuer.

Kann ich Kassenbuchungen wochenweise als Sammelposten übergeben? Nein. Nach GoBD und § 146a AO muss jeder Kassentag einzeln abgeschlossen und dokumentiert werden. Ein Kassenbericht oder Z-Bon je Tag, aufgeteilt nach Steuersätzen, ist das Minimum. Wochen- oder Monats-Sammelbuchungen sind einer der häufigsten Auslöser für Hinzuschätzungen bei Betriebsprüfungen — und für kassenpflichtige Betriebe zusätzlich TSE-relevant.