Kilometergeld 2026: Was Arbeitgeber und Angestellte abrechnen dürfen

1Kurz-Antwort

Wer 2026 in Deutschland mit dem eigenen Fahrzeug beruflich unterwegs ist, hat zwei sehr verschiedene Wege, den Aufwand steuerlich geltend zu machen — und Arbeitgeber dürfen ihn steuerfrei erstatten. Für Dienstreisen (Auswärtstätigkeit im Sinne des § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG) gelten pauschale Kilometersätze: 0,30 € je gefahrenen Kilometer beim PKW, 0,20 € je Kilometer bei Motorrad, Motorroller oder Moped. Für den täglichen Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte greift dagegen die Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG — 0,30 € je Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer, ab dem 21. Kilometer 0,38 € (Stand 2026, unverändert gegenüber der Verlängerung durch das Steuerentlastungsgesetz 2022).

Der praktische Unterschied ist erheblich: Bei der Dienstreise zählt jeder tatsächlich gefahrene Kilometer (Hin- und Rückweg), beim Pendeln nur der einfache Weg (Entfernungskilometer, nicht die Fahrtstrecke). Wer diese Trennung nicht sauber führt, verliert entweder Werbungskosten oder riskiert bei der Betriebsprüfung Rückforderungen.

2PKW vs. Motorrad vs. ÖPNV

Die pauschalen Kilometersätze in § 9 Abs. 1 Nr. 4a Satz 2 EStG differenzieren nach Fahrzeugart und decken sämtliche Fahrzeugkosten pauschal ab — Kraftstoff, Versicherung, Steuer, Wartung, Abschreibung und Reparaturen. Reisenebenkosten (Parkgebühren, Mautgebühren, Fährkosten) sind zusätzlich als Werbungskosten oder erstattungsfähige Auslagen abzurechnen.

Personenkraftwagen (PKW): 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Gilt für den privaten PKW des Beschäftigten. Bei Nutzung eines Firmenwagens ist ein Kilometergeld ausgeschlossen — die Fahrzeugkosten trägt bereits der Arbeitgeber.

Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa: 0,20 € pro Kilometer. Auch E-Roller und Kleinkrafträder fallen darunter, sofern sie zulassungspflichtig sind.

Fahrrad, E-Bike (Pedelec bis 25 km/h): keine pauschale Erstattung nach § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG mehr. Für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte gilt zwar die Entfernungspauschale (verkehrsmittelunabhängig), für einzelne Dienstfahrten ist eine Erstattung aber nur bei nachgewiesenen tatsächlichen Kosten möglich.

Öffentliche Verkehrsmittel (ÖPNV, Bahn, Bus, Fernzug). Hier gilt kein Pauschalsatz, sondern die tatsächlichen Ticketkosten. Der Arbeitgeber darf die Kosten in voller Höhe steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 13 bzw. § 3 Nr. 16 EStG). Beim Pendeln ist alternativ die Entfernungspauschale ansetzbar — das ist häufig günstiger als der reine Ticketpreis.

Für Mitfahrer gibt es keinen zusätzlichen Kilometersatz mehr (bis 2013 galten 0,02 € pro Mitfahrer). Wer regelmäßig Kollegen mitnimmt, kann höchstens eine formlose Ausgleichszahlung vereinbaren; steuerlich ist sie ohne Belegausweis nicht als Werbungskosten abzugsfähig.

3Entfernungspauschale vs. Dienstreise (Pendeln vs. Auswärts)

Die häufigste Verwechslung im Kilometergeld betrifft die Frage: Bin ich gerade unterwegs auf einer Dienstreise, oder pendle ich zu meiner ersten Tätigkeitsstätte? Die beiden Sachverhalte werden vom EStG fundamental unterschiedlich behandelt.

Entfernungspauschale (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG)

Gilt für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte — also der arbeitsvertraglich zugeordneten dauerhaften Beschäftigungsstelle. Höhe: 0,30 € pro Entfernungskilometer für die ersten 20 km, ab dem 21. Kilometer 0,38 €. Zu beachten:

Nur einfache Entfernung. Bei 30 km Wohnort-Büro-Distanz zählt 30 km, nicht 60 km. Der Rückweg ist bereits einkalkuliert.

Kürzeste Straßenverbindung. Nur wenn eine offensichtlich verkehrsgünstigere Strecke regelmäßig genutzt wird, ist diese ansetzbar (BFH-Urteil VI R 46/10).

Verkehrsmittelunabhängig. Ob PKW, Fahrrad, Fußweg oder ÖPNV — der Pauschalsatz ist gleich (Ausnahme: bei ÖPNV kann alternativ der tatsächliche Ticketpreis angesetzt werden, wenn er höher ist).

Jahreshöchstbetrag 4.500 €. Ausnahme: Wer den eigenen PKW nutzt oder einen ihm überlassenen Firmenwagen fährt, kann höhere Beträge geltend machen (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG).

Dienstreise / Auswärtstätigkeit (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG)

Gilt für alle beruflichen Fahrten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte: Kundentermine, Messebesuche, temporäre Einsatzorte, Fahrten zwischen mehreren Firmenstandorten. Merkmale:

Tatsächlich gefahrene Kilometer. Hin- und Rückweg werden voll angerechnet.

Kilometersätze wie oben: 0,30 € (PKW), 0,20 € (Motorrad).

Kein Höchstbetrag. Auch bei 20.000 km Dienstfahrten im Jahr sind 6.000 € voll ansetzbar.

Steuerfreie Arbeitgeber-Erstattung möglich. Der Arbeitgeber darf bis zur Höhe der pauschalen Kilometersätze steuer- und sozialabgabenfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG).

4Fahrtenbuch-Pflicht oder 1%-Regel

Sobald ein Firmenwagen im Spiel ist, verändert sich die Rechtslage grundlegend. Kilometergeld ist dann nicht mehr abrechenbar — dafür stellt sich die Frage der Versteuerung der privaten Nutzung. Das EStG (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 und 3) bietet zwei Methoden:

1%-Regelung (Pauschalmethode)

Pro Kalendermonat wird 1 % des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs (auf volle 100 € abgerundet, im Zeitpunkt der Erstzulassung) als geldwerter Vorteil versteuert. Zusätzlich: 0,03 % je Entfernungskilometer für den Weg zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte.

Einfach, kein Fahrtenbuch nötig.

Steuerlich häufig teurer bei geringer Privatnutzung.

Für Elektrofahrzeuge halbierter Satz (0,5 %) bei Bruttolistenpreis bis 70.000 € (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3–5 EStG, Anhebung durch das Wachstumschancengesetz 2024).

Fahrtenbuch-Methode

Sämtliche Fahrten werden lückenlos, zeitnah und manipulationssicher dokumentiert: Datum, Kilometerstand Start/Ziel, Zweck, Ort, Gesprächspartner. Steuerlich abgezogen wird nur der berufliche Kostenanteil (BFH VI R 33/10).

Vorteilhaft, wenn Privatnutzung gering ist (unter ~25 % Fahranteil).

Formal streng: Ein Fahrtenbuch, das nachträglich am Rechner erstellt wird oder zeitliche Lücken enthält, wird vom Finanzamt regelmäßig verworfen — dann greift automatisch die 1%-Regel (mit Nachzahlung).

Elektronische Fahrtenbücher (App, GPS-Logger) sind zulässig, sofern die Aufzeichnungen zeitnah, unveränderbar und nachvollziehbar sind.

5Rechenbeispiele

Drei typische Konstellationen aus der Praxis für Betriebe von 1 bis 100 Mitarbeitenden:

Beispiel A — Vertrieb mit eigenem PKW

Maria arbeitet im Außendienst und fährt 2026 mit ihrem privaten PKW insgesamt 18.000 km zu Kundenterminen (Dienstfahrten, nicht zur ersten Tätigkeitsstätte). Zusätzlich pendelt sie an 210 Arbeitstagen 22 km einfach von zu Hause ins Büro.

Dienstfahrten: 18.000 km × 0,30 € = 5.400 € — steuerfrei vom Arbeitgeber erstattbar (§ 3 Nr. 16 EStG).

Pendeln: 210 Tage × (20 km × 0,30 € + 2 km × 0,38 €) = 210 × (6,00 € + 0,76 €) = 1.419,60 € Werbungskosten in der Steuererklärung.

Beispiel B — Handwerker mit Motorrad-Werkstattbesuch

Ein Elektroinstallateur fährt zweimal wöchentlich mit dem eigenen Motorrad 15 km (Hin- und Rückweg jeweils, also 30 km pro Fahrt) zum Großhandel. Jahresstrecke: 30 km × 2 × 48 Wochen = 2.880 km.

2.880 km × 0,20 € = 576 € steuerfreie Erstattung.

Alternativ als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung ansetzbar, wenn keine Arbeitgeber-Erstattung erfolgt.

Beispiel C — Homeoffice + gelegentliche Auswärtstätigkeit

Ein Softwareentwickler arbeitet 4 Tage Homeoffice und einen Tag im Büro (25 km einfach). Zusätzlich 6 Kundenreisen à 400 km hin und zurück (also 800 km je Reise). 46 Bürotage im Jahr, 4.800 km Dienstfahrten insgesamt.

Pendeln: 46 × (20 × 0,30 € + 5 × 0,38 €) = 46 × 7,90 € = 363,40 € Werbungskosten.

Dienstreisen: 4.800 km × 0,30 € = 1.440 € , arbeitgebererstattet oder als Werbungskosten.

6Häufige Fehler

Hin- und Rückweg beim Pendeln doppelt gezählt. Die Entfernungspauschale gilt nur für die einfache Strecke, nicht für die Tageskilometer. Häufigster Fehler in selbst erstellten Excel-Auswertungen.

Kilometergeld für den Firmenwagen berechnet. Wer einen Dienstwagen mit privater Nutzung erhält, hat bereits eine Vollkostenübernahme durch den Arbeitgeber — ein Kilometergeld ist unzulässig und wird bei der Betriebsprüfung als geldwerter Vorteil nachversteuert.

Fahrtenbuch mit Lücken. Selbst wenige Tage ohne Eintrag oder eine nachträglich rekonstruierte Woche führen dazu, dass das Finanzamt das gesamte Fahrtenbuch verwirft und rückwirkend die 1%-Regel ansetzt (BFH VI R 35/12).

Erste Tätigkeitsstätte nicht dokumentiert. Ohne arbeitsvertragliche oder tatsächliche Zuordnung fehlt der Bezugspunkt für die Entfernungspauschale. Wer an mehreren Standorten arbeitet, sollte die erste Tätigkeitsstätte ausdrücklich im Arbeitsvertrag oder in einer Weisung fixieren (§ 9 Abs. 4 EStG).

Reisenebenkosten pauschal mit dem Kilometergeld verrechnet. Der Kilometersatz deckt nur Fahrzeugkosten. Parkhaus, Maut, Fährgebühren müssen separat als Auslagen belegt und erstattet werden.

Ticketpreise bei Bahn-Pendeln nicht mit der Entfernungspauschale verglichen. Bei teuren Fernpendlerstrecken ist der tatsächliche Preis häufig höher — der Ansatz lohnt sich, ist aber nur mit Belegen anerkannt.

7Steuerliche Behandlung

Die Kilometergeld-Erstattung durch den Arbeitgeber ist bis zur Höhe der pauschalen Kilometersätze steuer- und sozialabgabenfrei (§ 3 Nr. 16 EStG). Darüber hinausgehende Zahlungen sind Arbeitslohn und voll lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Bei der Einkommensteuererklärung gehören sowohl die Entfernungspauschale als auch das Dienstreise-Kilometergeld in die Anlage N (Nichtselbstständige Arbeit). Wichtig: Bereits vom Arbeitgeber steuerfrei erstattete Beträge mindern die abziehbaren Werbungskosten (§ 3c EStG). Wer 5.400 € Dienstreise-Erstattung erhält, kann diese Kilometer nicht zusätzlich als Werbungskosten geltend machen.

Für Selbstständige und Freiberufler gelten die gleichen Sätze — die Fahrten werden als Betriebsausgaben verbucht. Wer den eigenen PKW auch privat nutzt, muss ebenfalls zwischen Fahrtenbuch und 1%-Regel wählen oder eine Aufteilung anhand der beruflichen Kilometeranteile vornehmen.

Belegfrist: Reisekostenabrechnungen sind für 10 Jahre nach § 147 AO aufzubewahren, wenn sie in die Buchführung eingehen. Für Arbeitnehmer ohne Buchführungspflicht gilt eine Aufbewahrung „für die Dauer eines möglichen Steuerverfahrens“ — praktisch vier Jahre nach Abgabe der Steuererklärung.

Reisekostenabrechnung: die pflichtigen Angaben

Eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung enthält für jede einzelne Dienstreise folgende Angaben: Name des Beschäftigten, Datum und Uhrzeit von Reisebeginn und -ende, Ausgangsort und Reiseziel (Kunde, Baustelle, Messe), dienstlichen Anlass, gefahrene Kilometer, Fahrzeugart (PKW, Motorrad), berechneten Kilometersatz und die Gesamtsumme. Fehlt eine dieser Angaben, kann das Finanzamt die steuerfreie Erstattung im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung zurückweisen und die gezahlten Beträge als Arbeitslohn nachversteuern.

Für den einzelnen Beschäftigten empfiehlt sich, die Reisen laufend im Jahr zu erfassen — entweder in einer dedizierten Reisekosten- oder Fahrtenbuch-App oder in einer strukturierten Tabelle mit Signatur- und Freigabestufe. Wer erst im Januar für das gesamte Vorjahr rekonstruieren muss, riskiert Auslassungen und mangelnde Nachweisqualität. In der Betriebsprüfung akzeptiert das Finanzamt nur belastbare, zeitnahe Aufzeichnungen.

Sonderfälle: Elektroautos und Hybridfahrzeuge

Für ein privat angeschafftes Elektroauto oder Hybrid gilt bei Dienstreisen weiterhin der Kilometersatz von 0,30 € — das EStG differenziert bei den pauschalen Reisekosten nicht nach Antriebsart. Der Unterschied greift erst bei der Firmenwagenversteuerung (halbierter oder geviertelter Bruttolistenpreis) und beim Ladestrom (steuerfreie Erstattung nach § 3 Nr. 46 EStG). Wer sein privates E-Auto beruflich lädt und die Stromkosten zusätzlich erstattet bekommt, muss den Vorteil versteuern — außer der Arbeitgeber überlässt eine Ladestation zur betrieblichen Nutzung.

Quellen & Rechtsgrundlagen

§ 9 Abs. 1 Nr. 4 und 4a EStG (Entfernungspauschale, Auswärtstätigkeit): gesetze-im-internet.de/estg/__9.html

§ 3 Nr. 16 EStG (steuerfreie Erstattung Reisekosten): gesetze-im-internet.de/estg/__3.html

§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG (Firmenwagenbesteuerung, 1%-Regel & Fahrtenbuch): gesetze-im-internet.de/estg/__6.html

BMF-Schreiben zu Reisekosten (aktuelles Rundschreiben unter bundesfinanzministerium.de )

Häufige Fragen

Wie hoch ist das Kilometergeld 2026 in Deutschland? Bei Dienstreisen mit dem eigenen PKW gilt 0,30 € pro gefahrenem Kilometer, bei Motorrad, Motorroller oder Moped 0,20 € pro Kilometer (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG). Für das Pendeln zur ersten Tätigkeitsstätte gilt die Entfernungspauschale: 0,30 € je Entfernungskilometer für die ersten 20 km, ab dem 21. Kilometer 0,38 €.

Was ist der Unterschied zwischen Kilometergeld und Entfernungspauschale? Kilometergeld nach § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG gilt für Dienstreisen und rechnet jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückweg) mit 0,30 €/km (PKW) ab. Die Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG gilt für das Pendeln zur ersten Tätigkeitsstätte und rechnet nur die einfache Strecke — bei 30 km Wohnort-Büro-Distanz also 30 km, nicht 60 km.

Darf der Arbeitgeber Kilometergeld steuerfrei erstatten? Ja, bis zur Höhe der pauschalen Kilometersätze (0,30 € PKW, 0,20 € Motorrad) ist die Erstattung nach § 3 Nr. 16 EStG lohnsteuer- und sozialabgabenfrei. Zusätzliche Beträge sind Arbeitslohn und voll steuerpflichtig. Reisenebenkosten (Parkgebühren, Maut, Fährkosten) sind zusätzlich als Auslagen erstattbar.

Kann ich Kilometergeld für einen Firmenwagen berechnen? Nein. Bei einem Firmenwagen trägt der Arbeitgeber bereits alle Fahrzeugkosten — ein zusätzliches Kilometergeld ist ausgeschlossen. Stattdessen ist die private Nutzung entweder nach der 1%-Regelung oder mit einem lückenlosen Fahrtenbuch zu versteuern (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG).

Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch statt der 1%-Regelung? Ein Fahrtenbuch ist steuerlich vorteilhaft, wenn der Anteil der Privatnutzung gering ist — Faustregel unter etwa 25 % der Jahreskilometer. Bedingung: das Fahrtenbuch muss zeitnah, lückenlos und manipulationssicher geführt werden. Nachträglich rekonstruierte Aufzeichnungen werden vom Finanzamt regelmäßig verworfen (BFH VI R 35/12), dann greift rückwirkend die 1%-Regel.