Zeiterfassungspflicht in Deutschland 2026

1Kurz: Was gilt heute?

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen . Das gilt unabhängig von der Branche, unabhängig von der Betriebsgröße und unabhängig davon, ob ein Betriebsrat existiert. Für Betriebe mit einem bis 100 Mitarbeitenden bedeutet das: Papierlisten, Excel-Sheets oder eine reine Vertrauensarbeitszeit reichen in den meisten Fällen nicht mehr aus.

Die Rechtsgrundlage ist nicht neu — das BAG hat aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) in Verbindung mit der EuGH-Entscheidung „CCOO / Deutsche Bank“ vom 14. Mai 2019 (C-55/18) hergeleitet, dass Arbeitgeber ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Konkretisiert wird das derzeit im Referentenentwurf des BMAS zum Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Bis dieser als Gesetz verabschiedet ist, gilt: das Urteil ist bindend, Details sind Auslegungssache.

Wer noch keine dokumentierte Zeiterfassung hat, sollte sie 2026 spätestens einführen. Nicht wegen drohender Bußgelder — die kommen erst mit dem konkreten Gesetz — sondern weil die zivilrechtliche Beweislast im Streitfall (Überstundenklagen, Kündigungsschutz) inzwischen faktisch beim Arbeitgeber liegt, wenn keine belastbare Zeiterfassung vorliegt.

2Das BAG-Urteil vom 13.09.2022 im Detail

Der Fall selbst hatte mit Zeiterfassung nur mittelbar zu tun. Ein Betriebsrat wollte die Einführung eines Zeiterfassungssystems über einen Initiativantrag erzwingen. Das Landesarbeitsgericht Hamm hatte dem stattgegeben; das BAG hat den Beschluss aufgehoben — aber mit einer Begründung, die bundesweit deutlich weitreichender ist: Ein Initiativrecht des Betriebsrats bestehe nicht, weil der Arbeitgeber bereits nach § 3 Absatz 2 Nr. 1 ArbSchG ohnehin zur Zeiterfassung verpflichtet sei.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat den Beschluss als geltendes Recht anerkannt. Konsequenz: Die Pflicht existiert, das genaue Wie ist derzeit im Gesetzgebungsverfahren. Der aktuelle Referentenentwurf sieht die elektronische Erfassung als Regelfall vor, lässt aber Ausnahmen für Klein­betriebe und tarifgebundene Vertrauensarbeitszeit zu.

Verweis: Volltext des BAG-Beschlusses und Pressemitteilung Nr. 35/22 unter bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21 . Das Arbeitszeitgesetz im Volltext: gesetze-im-internet.de/arbzg .

3Der ArbZG-Referentenentwurf: Was voraussichtlich kommt

Der Entwurf des BMAS (Stand 2023, weiterhin in politischer Abstimmung) verankert die Aufzeichnungspflicht konkret in § 16 Absatz 2 ArbZG. Die zentralen Punkte für Betriebe von 1 bis 100 Mitarbeitenden:

Elektronische Erfassung als Regelfall. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen elektronisch aufgezeichnet werden.

Aufzeichnung am selben Tag. Die Erfassung muss taggleich erfolgen. Rückwirkende Wochenpflege ist grundsätzlich nicht vorgesehen.

Aufbewahrungsfrist zwei Jahre. Deckungsgleich mit § 16 Abs. 2 ArbZG in der aktuellen Fassung und § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) für minijob- und mindestlohnrelevante Beschäftigte.

Manipulationssicherheit. Nachträgliche Änderungen müssen mit Zeitstempel und Nutzer-ID protokolliert werden. „Excel-Datei überschreiben“ genügt nicht.

Delegation an die Beschäftigten möglich. Mitarbeitende dürfen ihre Zeiten selbst eintragen, die Verantwortung für ein funktionierendes System bleibt beim Arbeitgeber.

Ausnahmen. Tarifgebundene Vertrauensarbeitszeit für „leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG“ bleibt möglich; Kleinbetriebe unter 10 Mitarbeitenden dürfen laut Entwurf noch länger auf Papier erfassen, müssen es aber weiterhin.

Übergangsfristen gestaffelt nach Größe. Der Entwurf sieht Fristen zwischen einem und fünf Jahren nach Inkrafttreten vor — Betriebe mit über 250 Mitarbeitenden zuerst, Kleinbetriebe zuletzt.

Wichtig: Der Entwurf ist nicht verabschiedet. Er zeigt aber die Richtung, in die Betriebe planen sollten. Wer 2026 ein System einführt, sollte darauf achten, dass es die Anforderungen des Entwurfs bereits erfüllen kann — sonst droht in wenigen Jahren ein zweiter Wechsel.

4Was Betriebe konkret tun müssen

Die praktische Umsetzung lässt sich für einen typischen Betrieb mit 5 bis 100 Mitarbeitenden auf sieben Schritte reduzieren:

Schritt 1: Beschäftigtengruppen bestimmen

Nicht jede Rolle ist gleich zu behandeln. Angestellte in fester Wochenarbeitszeit, geringfügig Beschäftigte (Minijob), Werkstudierende, Auszubildende und leitende Angestellte haben unterschiedliche Regeln. Für Minijobbende und Beschäftigte im Sinne des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (Bau, Gastronomie, Speditionen, Gebäudereinigung u.a.) gilt zusätzlich die MiLoG-Aufzeichnungspflicht — hier ist das Thema seit 2015 ohnehin verbindlich.

Schritt 2: Erfassungsmedium wählen

Realistische Optionen für kleine Betriebe: eine dedizierte Zeiterfassungs-Software (Web/App), die Zeiterfassung als Modul einer bestehenden Ops-Plattform, oder — für die kleinsten Betriebe — ein manipulationssicheres Tabellensystem mit Signatur. Papierlisten in einem Ordner sind zulässig, führen in der Praxis aber zu Nachweislücken.

Schritt 3: Erfassungspunkte festlegen

Beginn, Ende, Dauer, Pausen. Mehr braucht es formal nicht. Wer Projektzeiten für die Kostenrechnung mitschreiben will (typisch bei Agenturen, IT-Dienstleistern, Handwerksbetrieben mit Auftragsabrechnung), fügt eine Projekt- oder Kostenstellen-Referenz hinzu — das ist keine gesetzliche Pflicht, aber eine sinnvolle Erweiterung.

Schritt 4: Pausen sauber trennen

Nach § 4 ArbZG sind bei mehr als 6 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als 9 Stunden 45 Minuten Pflicht. Pausen können in Blöcke von je 15 Minuten geteilt werden. „Vergessene“ Pausen sind ein häufiger Prüfpunkt bei Zoll und Berufsgenossenschaften. System sollte die Pause aktiv abfragen oder automatisch abziehen, wenn die Arbeitszeit die 6-Stunden-Schwelle überschreitet.

Schritt 5: Ruhezeit beachten

Zwischen zwei Arbeitstagen liegen laut § 5 ArbZG mindestens 11 ununterbrochene Stunden. Wer abends um 20:00 Uhr aufhört, darf am nächsten Morgen frühestens um 07:00 Uhr wieder beginnen. Für Betriebe mit Schichten oder Bereitschaft ist das die häufigste Compliance-Falle.

Schritt 6: Höchstarbeitszeit dokumentieren

§ 3 ArbZG: 8 Stunden werktäglich, verlängerbar auf 10 Stunden, wenn im Ausgleichszeitraum (bis zu 6 Monate oder 24 Wochen) im Durchschnitt 8 Stunden nicht überschritten werden. Das System muss den Ausgleichszeitraum berechnen können.

Schritt 7: Betriebsrat einbeziehen

Falls vorhanden: Die Einführung oder Änderung eines Zeiterfassungssystems ist nach § 87 Absatz 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Ohne Betriebsrat entfällt dieser Schritt, aber eine transparente Kommunikation an das Team ist trotzdem klug.

5Systeme und rechtliche Anforderungen im Detail

Ein zulässiges Zeiterfassungssystem muss nach herrschender Meinung folgende Eigenschaften erfüllen:

Objektiv. Die Erfassung darf nicht vom subjektiven Empfinden eines Vorgesetzten abhängen. Automatische Zeitstempel beim Ein- und Ausstempeln erfüllen das.

Verlässlich. Daten dürfen nicht verlorengehen. Cloud-basierte Systeme müssen ein nachvollziehbares Backup-Konzept haben.

Zugänglich. Der Beschäftigte muss seine eigenen Zeiten einsehen können. Rein arbeitgeberseitige „Blackbox“-Erfassung ist unzulässig.

Manipulationssicher. Änderungen an aufgezeichneten Zeiten müssen protokolliert sein — wer, wann, was von was auf was. Ein reines Overwrite in einer Tabelle erfüllt das nicht.

DSGVO-konform. Zeiterfassungsdaten sind personenbezogen. Auftragsverarbeitung mit dem Software-Anbieter, definierte Löschfristen, keine biometrischen Merkmale ohne Einwilligung.

Ein oft unterschätzter Punkt: Standort- oder Geofence-basierte Erfassung ist zwar technisch möglich, aber ohne dokumentierte betriebliche Notwendigkeit (etwa: Baustellenaufmaß) datenschutzrechtlich problematisch. Wer sie einsetzt, braucht ein technisches Konzept, eine DSFA (Datenschutz-Folgenabschätzung) und im Zweifel die Zustimmung des Betriebsrats.

Für Betriebe mit Auslandsbezug — etwa Filialen in Österreich oder der Schweiz — gilt die deutsche Zeiterfassungspflicht für die in Deutschland Beschäftigten. Für entsandte Beschäftigte greifen zusätzlich Meldepflichten nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG).

6Häufige Fehler

Bei Recherchen mit Betrieben zwischen 5 und 80 Beschäftigten wiederholen sich sechs Muster:

Vertrauensarbeitszeit ohne Grundlage. Vertrauensarbeitszeit im engen juristischen Sinn ist nur für einen kleinen Kreis (leitende Angestellte, § 18 ArbZG) zulässig. Für den Rest der Belegschaft muss auch bei „Vertrauen“ dokumentiert werden — der Arbeitgeber kann die Erfassung an die Beschäftigten delegieren, nicht abschaffen.

Pausen werden nicht getrennt geführt. „09:00 bis 17:00, macht 8 Stunden“ ist falsch, weil die 30-Minuten-Pause fehlt. Systeme, die Pausen nicht abfragen, führen zu MiLoG-Verstößen bei Minijobbenden.

Excel als System. Eine XLSX-Datei auf einem Netzlaufwerk ist nicht manipulationssicher. Jeder mit Schreibrechten kann Zeiten ändern, ohne dass es protokolliert wird. Ausreichend nur, wenn eine Signatur- oder Freigabestufe technisch erzwungen wird.

Ausgleichszeitraum wird nicht berechnet. § 3 ArbZG erlaubt 10-Stunden-Tage nur, wenn im Ausgleichszeitraum der Durchschnitt bei 8 bleibt. Wer das nicht berechnet, riskiert Bußgelder.

Ruhezeit-Verstöße bei Bereitschaft und Home-Office. Ein Kunden-Call um 22:30 Uhr plus 07:00-Uhr-Start am nächsten Tag verletzt § 5 ArbZG. Das System sollte solche Konstellationen anzeigen.

Keine Retention. Nach § 16 ArbZG mindestens 2 Jahre aufbewahren. Wer nach einem Jahr aufräumt, hat im Streitfall (Kündigung, Überstundenklage) keine Beweislage.

Zusammenfassung: Was du dieses Quartal machen solltest

Wenn du für einen Betrieb von 1 bis 100 Mitarbeitenden Verantwortung trägst, sind das die drei Aktionen mit dem höchsten Nutzen pro investierter Stunde:

Bestandsaufnahme. Erfassen wir heute Zeiten? Wo? Wie? Ist es manipulationssicher? Verwenden wir Pausen und Ruhezeit richtig? Nutze unseren ArbZG-Compliance-Checker für eine Fünf-Minuten-Prüfung.

System-Entscheidung. Für Betriebe unter 10 Mitarbeitenden reicht oft eine schlanke Zeiterfassungs-App. Ab etwa 15 Mitarbeitenden wird es sinnvoll, Zeiterfassung mit HR/Urlaub, Projektabrechnung und Reisekosten in einem Tool zu bündeln, um doppelte Datenpflege zu vermeiden.

Rollout in vier Wochen. Woche 1: System auswählen. Woche 2: Pilot mit einem Team. Woche 3: Rollout auf den ganzen Betrieb. Woche 4: Betriebsrat informieren (falls vorhanden), Dokumentation ablegen.

Die Zeiterfassungspflicht ist keine bürokratische Belastung, sondern eine Betriebsklarheit: Wer heute weiß, wo die Stunden hingehen, hat morgen die belastbare Grundlage für Auslastungsplanung, Angebots-Kalkulation und faire Vergütung. Und die Rechtsgrundlage steht ohnehin fest.

Quellen und weiterführende Links

Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21: bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21

Arbeitszeitgesetz (ArbZG): gesetze-im-internet.de/arbzg

Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) § 3: gesetze-im-internet.de/arbschg/__3.html

Mindestlohngesetz (MiLoG) § 17 Aufzeichnungspflichten: gesetze-im-internet.de/milog/__17.html

Häufige Fragen

Ab wann gilt die Zeiterfassungspflicht in Deutschland? Bereits seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022. Das Urteil leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in Verbindung mit dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) ab. Sie gilt sofort und für alle Arbeitgeber, unabhängig von Branche oder Betriebsgröße.

Reicht Excel für die Zeiterfassung aus? In der Regel nicht. Eine XLSX-Datei ist nicht manipulationssicher — Änderungen lassen sich nicht ohne technischen Zusatzaufwand protokollieren. Zulässig ist Excel nur mit einer erzwungenen Freigabe- oder Signaturstufe. Für Betriebe ab etwa 5 Mitarbeitenden ist eine dedizierte Zeiterfassungs-Lösung praktikabler.

Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe unter 10 Mitarbeitenden? Ja. Das BAG-Urteil differenziert nicht nach Betriebsgröße. Der Referentenentwurf zum ArbZG sieht für Kleinbetriebe längere Übergangsfristen bei der Umstellung auf elektronische Erfassung vor, hebt die Aufzeichnungspflicht selbst aber nicht auf.

Wie lange müssen Zeitaufzeichnungen aufbewahrt werden? Mindestens zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG. Für minijob- und mindestlohnrelevante Beschäftigte greift zusätzlich § 17 MiLoG (ebenfalls 2 Jahre). Steuerlich relevante Zeitdaten unterliegen darüber hinaus der 10-jährigen GoBD-Aufbewahrungsfrist.

Können Beschäftigte ihre Zeiten selbst eintragen? Ja. Der Arbeitgeber darf die Erfassung an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber verantwortlich dafür, dass das System objektiv, verlässlich, zugänglich und manipulationssicher ist. Reine Vertrauensarbeitszeit ohne Aufzeichnung ist nur für leitende Angestellte nach § 18 ArbZG zulässig.